Melanjutkan studi di luar negeri menuntut pelamar menyiapkan berbagai dokumen resmi — mulai dari ijazah, transkrip nilai, surat rekomendasi, hingga dokumen identitas. Namun, dokumen-dokumen tersebut belum akan diterima oleh lembaga pendidikan atau otoritas imigrasi di negara asing jika belum dilegalisasi. Proses legalisasi dokumen pendidikan untuk studi di luar negeri memastikan keaslian dan keabsahan dokumen Anda, sehingga bebas hambatan saat pendaftaran maupun pengurusan visa. Berikut langkah-langkah detil yang perlu Anda ikuti.
Proses Legalisasi Dokumen Pendidikan untuk Studi di Luar Negeri
1. Persiapan Dokumen Asli dan Salinan
Sebelum mulai, siapkan:
-
Ijazah dan transkrip nilai dari sekolah atau perguruan tinggi.
-
Surat keterangan pendaftaran atau surat rekomendasi (jika diminta).
-
Dokumen identitas (KTP, paspor).
-
Salinan fotokopi semua dokumen di atas, minimal dua rangkap.
Pastikan setiap dokumen asli dalam kondisi baik – tinta jelas dan tidak ada kerusakan.
2. Legalisir di Tingkat Sekolah atau Perguruan Tinggi
Langkah pertama biasanya:
-
Datang ke bagian kemahasiswaan (untuk perguruan tinggi) atau kantor dinas pendidikan (untuk sekolah).
-
Tunjukkan dokumen asli dan serahkan fotokopi.
-
Pegawai akan membubuhkan cap dan tanda tangan resmi pada fotokopi sebagai bukti keabsahan.
Biaya dan lama proses berbeda tiap instansi; umumnya butuh 1–3 hari kerja.
3. Legalisir di Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
Setelah legalisir tingkat institusi:
-
Ajukan legalisir fotokopi yang sudah dicap institusi ke Kemdikbudristek.
-
Lengkapi formulir dan bayar biaya administrasi.
-
Petugas akan memeriksa keaslian, kemudian menandatangani dan mencap kembali.
Proses ini biasanya memakan waktu 3–5 hari kerja, tergantung antrian.
4. Legalisir di Kementerian Hukum dan HAM
Beberapa negara tujuan mewajibkan dokumen dilegalisir di Kemenkumham:
-
Bawa dokumen yang sudah dilegalisir Kemdikbudristek.
-
Ajukan ke Subdit Legalizasi Dokumen Kemenkumham (bit.ly/legalizasidokumen).
-
Dokumen akan diperiksa, lalu dicap dan ditandatangani oleh pejabat berwenang.
Waktu penyelesaian berkisar 2–4 hari kerja.
5. Legalisir di Kementerian Luar Negeri
Tahap selanjutnya untuk pengakuan internasional:
-
Datang ke Direktorat Jenderal Protokol dan Konsuler Kemenlu.
-
Serahkan dokumen yang telah melalui tiga tahap sebelumnya.
-
Bayar biaya materai dan administrasi, kemudian petugas akan mencap stempel resmi Kemenlu.
Proses legalisir Kemenlu memakan waktu sekitar 3–7 hari kerja.
6. Legalisir atau Apostille di Kedutaan / Konsulat Negara Tujuan
Untuk studi di banyak negara (termasuk yang bukan anggota Konvensi Den Haag), lakukan legalisir di:
-
Kedutaan atau Konsulat negara tujuan di Jakarta atau perwakilan terdekat.
-
Tunjukkan dokumen yang sudah dicap Kemenlu.
-
Bayar biaya legalisir sesuai ketentuan kedutaan.
Catatan : Jika negara tujuan adalah anggota Konvensi Den Haag, dokumen cukup mendapat apostille Kemenlu, tanpa perlu ke kedutaan.
7. Terjemahan Resmi (Jika Diperlukan)
Beberapa universitas mengharuskan dokumen berbahasa Indonesia diterjemahkan ke bahasa Inggris atau bahasa lokal:
-
Cari penerjemah tersumpah (sworn translator) yang terdaftar di Pengadilan Negeri.
-
Terjemahkan seluruh dokumen dan cap legal translator.
-
Ambil kembali dokumen terjemahan untuk legalisir ulang di Kemenkumham, Kemenlu, dan kedutaan (jika diminta).
8. Tips & Catatan Penting
-
Mulai lebih awal: Total proses bisa memakan waktu 3–6 minggu.
-
Cek persyaratan khusus: Setiap negara dan universitas memiliki kebijakan berbeda.
-
Simpan bukti pembayaran: Untuk jaga-jaga jika terjadi kendala atau verifikasi lebih lanjut.
-
Gunakan jasa agen profesional: Jika Anda sibuk; pastikan agen resmi dan berpengalaman.
-
Perhatikan masa berlaku: Beberapa dokumen hanya berlaku 6 bulan setelah legalisir.
Penutup
Proses legalisasi dokumen pendidikan untuk studi di luar negeri memang memerlukan rangkaian langkah administratif yang berlapis. Namun, dengan persiapan matang—mengikuti setiap tahapan legalisir di institusi, kementerian, hingga kedutaan—Anda akan memperoleh dokumen resmi yang diakui secara internasional. Pastikan juga mengecek persyaratan spesifik universitas dan negara tujuan agar studi Anda berjalan lancar tanpa hambatan birokrasi.