Panduan Legalisasi dan Terjemahan Dokumen Resmi – Saat kamu ingin kuliah, bekerja, atau pindah ke luar negeri, berbagai dokumen seperti ijazah, akta lahir, KTP, surat nikah, SKCK, dan dokumen akademik harus diakui secara hukum oleh negara tujuan.
Dua langkah penting untuk validasi ini adalah:
-
Legalisasi: Pembuktian keabsahan dokumen oleh lembaga resmi negara asal.
-
Terjemahan Tersumpah: Mengalihbahasakan dokumen ke bahasa asing oleh penerjemah resmi yang terdaftar.
Panduan Legalisasi dan Terjemahan Dokumen Resmi
Panduan Legalisasi dan Terjemahan Dokumen Resmi
📄 Apa Saja Dokumen yang Perlu Dilegalisasi?
Beberapa dokumen yang umum diminta untuk legalisasi:
-
Akta lahir dan kartu keluarga
-
Ijazah dan transkrip nilai
-
Surat nikah atau cerai
-
SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian)
-
Surat izin orang tua (untuk pelajar)
-
Sertifikat kerja dan surat rekomendasi
-
Akta notaris dan dokumen perusahaan (untuk visa bisnis)
🛂 Perbedaan Legalisasi dan Apostille
| Tipe | Penjelasan |
|---|---|
| Legalisasi Konsuler | Proses panjang yang melalui beberapa tahap (Kemenkumham, Kemenlu, Kedutaan) |
| Apostille | Sertifikat satu tahap yang berlaku antar negara peserta Konvensi Apostille 1961 |
Mulai 4 Juni 2022, Indonesia telah menjadi negara anggota Apostille, sehingga dokumen resmi yang dilegalisasi apostille tidak perlu lagi dilegalisasi di kedutaan negara tujuan (jika negara tersebut juga anggota).
🔁 Alur Legalisasi Dokumen (Non-Apostille)
Untuk negara yang belum menerima Apostille, seperti Kanada atau negara Arab tertentu, kamu perlu:
-
Legalisasi di Kemenkumham RI
Ajukan via aplikasi AHU Online: https://ahu.go.id
Dokumen asli + scan legalisir lembaga penerbit. -
Legalisasi di Kemenlu RI
Setelah lolos Kemenkumham, lanjut ke Kementerian Luar Negeri.
Proses ini membutuhkan pengajuan daring di https://konsuler.kemlu.go.id. -
Legalisasi di Kedutaan Negara Tujuan
Bawa dokumen yang sudah dilegalisasi Kemenlu ke kedutaan terkait.
Biasanya butuh janji temu dan pembayaran biaya resmi.
✅ Cara Mendapatkan Apostille
Jika negara tujuan sudah menerima Apostille, proses cukup di Kemenkumham.
-
Kunjungi portal: https://apostille.ahu.go.id
-
Buat akun dan unggah dokumen dalam format PDF.
-
Pilih jenis dokumen dan tujuan penggunaan.
-
Bayar biaya legalisasi online.
-
Dokumen akan disahkan secara digital atau dikirimkan cap basah tergantung permintaan.
Negara yang menerima dokumen Apostille antara lain:
Amerika Serikat, Australia, Jerman, Belanda, Jepang, Korea Selatan, Prancis, Italia, Spanyol, dan banyak lainnya.
🌐 Proses Terjemahan Tersumpah
Terjemahan tersumpah (sworn translation) adalah alih bahasa dokumen resmi yang dilakukan oleh penerjemah bersertifikat dan diakui hukum negara asal dan tujuan.
Dokumen yang Umumnya Diterjemahkan:
-
Ijazah dan transkrip nilai
-
Akta lahir atau nikah
-
Kartu keluarga dan KTP
-
Surat referensi kerja
-
Dokumen hukum dan notaris
Syarat Terjemahan Resmi:
-
Dikerjakan oleh penerjemah tersumpah (certified translator) yang terdaftar di Kemenkumham RI atau lembaga resmi negara lain.
-
Hasil akhir disertai cap, tanda tangan, dan pernyataan resmi.
Untuk negara seperti Jepang dan Jerman, beberapa dokumen perlu disertai terjemahan bahasa lokal, bukan hanya Bahasa Inggris.
📌 Biaya dan Waktu Proses
| Jenis Layanan | Estimasi Biaya (per dokumen) | Waktu Proses |
|---|---|---|
| Terjemahan tersumpah | Rp 75.000 – Rp 200.000 | 1–3 hari kerja |
| Legalisasi Kemenkumham | Rp 10.000 – Rp 25.000 | 1–2 hari kerja |
| Legalisasi Kemenlu | Rp 25.000 – Rp 50.000 | 2–3 hari kerja |
| Apostille Kemenkumham | ±Rp 25.000 | 1–3 hari kerja |
| Legalisasi Kedutaan | Bervariasi (Rp 100.000 – Rp 500.000+) | Tergantung negara |
📎 Tips Penting
-
Cek negara tujuan apakah menerima Apostille atau butuh legalisasi konsuler.
-
Gunakan jasa penerjemah resmi, bukan terjemahan pribadi atau mesin.
-
Simpan dokumen asli dan digital backup.
-
Buat daftar dokumen yang dibutuhkan sesuai jenis visa (pelajar, kerja, keluarga).
-
Ajukan legalisasi dan terjemahan minimal 2–4 minggu sebelum tenggat visa.
🎓 Studi Kasus
📘 Rani, Mahasiswa yang Akan Studi di Prancis:
-
Dokumen: ijazah, transkrip, akta lahir
-
Proses: terjemahan tersumpah → Apostille di Kemenkumham → langsung digunakan di kampus Prancis
-
Tidak perlu ke Kedutaan Prancis karena kedua negara anggota Apostille
📗 Dedi, Ingin Bekerja di Dubai:
-
Dokumen: surat pengalaman kerja dan SKCK
-
Proses: terjemahan tersumpah → legalisasi Kemenkumham → Kemenlu → Kedutaan UEA (karena UAE bukan anggota Apostille)
Kesimpulan
Panduan legalisasi dan terjemahan dokumen resmi sangat penting untuk memastikan dokumen kamu diakui di negara tujuan secara sah. Dengan mengikuti prosedur yang benar, kamu bisa menghindari penolakan visa atau hambatan administratif. Proses ini mungkin terlihat rumit, tapi dengan pemahaman sistem Apostille dan jalur legalisasi konsuler, semuanya bisa disiapkan dengan mudah dan efisien.